Charte de cadrage du budget participatif

I : Définition et enveloppe financière

Le budget participatif étudiant 2021-2022 de l’UTBM est doté d’un budget de 20 000 €, somme provisionnée par la Contribution Vie Etudiante et de Campus (CVEC) allouée à l’établissement.

Ce budget a vocation à être fléché sur les projets proposés par la communauté étudiante et retenus de manière participative par un vote étudiant.

II : Nature des projets présentables

Peuvent être proposés au budget participatif des projets d’intérêt général visant à aménager les campus de l’UTBM et/ou améliorer le quotidien de ses étudiant.e.s

Les propositions peuvent concerner tous les domaines (sport, culture, écologie, solidarité, aménagement d’espaces…) sous réserve de respecter les critères de recevabilité (voir ci-après) ; et s’adresser au plus grand nombre possible d’ étudiant.e.s.

Sont ainsi exclus et donc irrecevables, les projets :

  • relevant de l’initiative associative étudiante, actions ou événements associatifs, qui relèvent de dossiers FSDIE habituels,
  • antagonistes à la neutralité et aux prérogatives de l’UTBM,
  • entrainant des frais de fonctionnement ou d’entretien sur le long terme trop importants,
  • se substituant aux devoirs de l’UTBM (ex : travaux de rénovation bâtimentaire, aménagements d’accès aux personnes à mobilité réduite, etc.),
  • nécessitant l’acquisition de biens immobiliers (bâtiments, foncier) pour sa mise en œuvre,
  • antagoniste à la politique de développement durable de l’UTBM
  • qui relèvent d’un projet d’études tels qu’un projet tutoré par exemple,
  • dont la mise en œuvre dépasse l’année universitaire.

Un cahier des charges des exigences techniques à respecter par chaque projet sera fixé par les services de l’UTBM.

Des projets proposés à vote peuvent éventuellement, si cela est jugé pertinent, être fusionnés en cas de redondance ou scindés en différents projets par site.

Les intitulés des projets peuvent être reformulés dans l’hypothèse où ces derniers nécessiteraient d’être clarifiés vis-à-vis de leur contenu.

Le plafond maximal par projet est fixé à 10 000€ soit 50% du budget participatif étudiant global.

III : Portage des projets

Les propositions peuvent être formulées soit à titre individuel, soit à titre collectif (groupe d’étudiants). Cependant, chaque proposition devra être déposée par un porteur de projet identifié en son nom propre.

Les associations étudiantes ne pourront donc ainsi pas déposer de projets en leur nom.

Les porteurs de projet pourront venir préciser leur projet lors de la phase d’examens des projets et s’engagent à répondre à toute question au sujet de leur projet.

Les porteurs sont les acteurs premiers de leur projet en relation avec les services de l’UTBM.

IV : Espaces concernés

Les projets doivent concerner au moins l’un des campus de l’UTBM (Sevenans, Belfort ou Montbéliard) au sein des bâtiments, de la maison des étudiants ainsi que des espaces extérieurs dans la limite du domaine public universitaire.

V : Modalités de dépôt d’un projet

Lors de l’appel à projet, chaque étudiant.e de l’UTBM aura la possibilité de déposer un ou plusieurs projets. Pour ce faire, il doit remplir le formulaire en ligne et préciser au minimum :

  • un intitulé de projet résumant explicitement celui-ci,
  • l’identité du ou des porteurs du projet,
  • une description précise du projet,
  • la localisation du projet s’il s’agit d’aménagement sur site,
  • l’objectif/intérêt du projet (quelles retombées pour les étudiant.e.s de l’UTBM notamment)
  • le coût estimé du projet et sa justification, ainsi que l’estimation des coûts annuels de fonctionnement,

Pourront y être joint, de manière facultative :

  • un ou plusieurs devis,
  • un ou plusieurs visuels (plans, vues d’artistes, schémas, etc.),
  • un document de présentation plus détaillé.

VI : Etude de la faisabilité technique, juridique et financière des projets

La faisabilité technique, juridique et financière des projets est évaluée par les services compétents de l’UTBM.

Pour ce faire, une budgétisation du projet ainsi qu’une étude de sa réalisation technique sont réalisées par les services concernés.

Seuls les projets déclarés recevables par les services concernés sont soumis aux votes des étudiant.e.s

VII : Mécanisme de vote

Chaque étudiant.e. inscrit à l’UTBM peut voter à l’aide de son numéro d’étudiant.

Pour la procédure de vote, chaque étudiant.e pourra voter pour ses 3 projets de prédilection au maximum.

VIII : Projets sélectionnés

A l’issue du vote, un classement décroissant est opéré en partant du projet ayant reçu le plus de votes.

Les projets classés sont successivement sélectionnés jusqu’à épuisement de

l’enveloppe budgétaire. Si, après sélection d’un projet, l’enveloppe restante devient insuffisante pour financer le suivant, et en fonction du budget complémentaire manquant :

  • soit le projet n’est pas retenu et celui classé immédiatement après est considéré,
  • soit la commission CVEC de l’établissement estime que la somme manquante est raisonnable et décide de retenir le projet en proposant un dépassement du budget initial,
  • soit la commission CVEC diminue l’ampleur du projet sans le dénaturer de telle

sorte à réduire son coût dans les proportions nécessaires pour le réaliser avec l’enveloppe restante.

Les projets retenus seront formellement validés par une liste définitive arrêté par le directeur de l’UTBM.

IX : Réalisation des projets

Les porteurs de projet sélectionnés sont associés à la maitrise d’ouvrage.

Le calendrier de réalisation est défini par les services, en fonction du plan de charge des agents impliqués.

Un rapport rendant compte de la réalisation des propositions issues du budget participatif étudiant est présenté chaque année devant le CEVU et le CA de l’UTBM.

Une inscription visible sur l’espace public indique que le projet est le résultat d’un travail collaboratif avec les étudiant.e.s dans le cadre du budget participatif étudiant.

X : Calendrier indicatif

  • Du 15 novembre au 15 décembre – Etudiant.e.s
    Phase d’appel à projet.
  • Du 1er janvier à fin février – Direction, services & commission CVEC
    Vérification de l’éligibilité des projets, de leur faisabilité et de leur viabilité financière. Ajustement de cette estimation si nécessaire, par les services de l’UTBM, et calendrier prévisionnel de faisabilité défini par les services en fonction de leur plan de charge.
    Etablissement de la liste précise des projets soumis au vote des étudiant.e.s, avec une fiche projet pour chaque projet avec estimation financière corrigée et planning de faisabilité technique.
  • 1er mars – Service communication
    Publication de la liste des projets soumis au vote sur le site.
  • Du 1er au 15 mars – Etudiant.e.s
    Phase de vote
  • Dès le 15 mars –  Etablissement de la liste des projets retenus, conformément au vote et aux dispositions du cadrage, et mise en œuvre.